tecnicas de oficina
| procedimientos de oficina |
| Son el conjunto de procedimientos y habilidades que debe conocer el oficinista para organizar y desarrollar eficientemente su trabajo de la oficina. Importancia: 1) las técnicas de oficina permiten una organizacion y sistematizacion de toda la información dela empresa 2) facilitan el desempeño laboral de las empresas y oficinistas 3) agilizan el curso delas transacciones de la empresa dejando una imagen de eficiencia y organización ante su publico. aplicación las técnicas de oficina se aplican en todos y cada uno de los cargos de oficina es decir en las diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la empresa, en el correcto funcionamiento de una oficina cual quiera que sea la naturaleza de sus actividades, se consideran 3 factores esenciales que son: -equipo humano o personal de trabajo - equipo material o equipo de trabajo -equipo mecánico o maquinas de la oficina |
conozcamos las ocupaciones mas comunes en la oficina
recepcionista
es una función que desempeña una persona cuando personal o telefónicamente a tiende al publico sirviendo de enlace este y los funcionarios de la empresa es una tarea interesante y a veces muy difícil por que en algunas ocasiones pondrá a prueba el criterio y la personalidad del contratado
los requisitos mas importantes de un oficinista son:
-los modales y la cortesía
-dominio oral y escrito del idioma
-descripción y buen criterio
-capacidad de análisis para identificar situaciones, tomar determinaciones y seleccionar al publico
-manejo de conmutador o central telefónica
-firmeza en situaciones falsas o descorteses
-paciencia
-apropiada atención telefónica
secretaria
debe ser el asiste perfecta de su jefe sus responsabilidades laborales pueden ser muy diferentes en una oficina u otra dependiendo de la empresa en la cual trabaje sus principales funciones consiste en representar al superior o a la empresa, organizar el trabajo y coordinar los diferentes tipos de comunicaciones tanto internas como externas el manejo de la organización de su trabajo y de su jefe lo hará mas eficiente con el uso de la agenda
recepcionista
es una función que desempeña una persona cuando personal o telefónicamente a tiende al publico sirviendo de enlace este y los funcionarios de la empresa es una tarea interesante y a veces muy difícil por que en algunas ocasiones pondrá a prueba el criterio y la personalidad del contratado
los requisitos mas importantes de un oficinista son:
-los modales y la cortesía
-dominio oral y escrito del idioma
-descripción y buen criterio
-capacidad de análisis para identificar situaciones, tomar determinaciones y seleccionar al publico
-manejo de conmutador o central telefónica
-firmeza en situaciones falsas o descorteses
-paciencia
-apropiada atención telefónica
secretaria
debe ser el asiste perfecta de su jefe sus responsabilidades laborales pueden ser muy diferentes en una oficina u otra dependiendo de la empresa en la cual trabaje sus principales funciones consiste en representar al superior o a la empresa, organizar el trabajo y coordinar los diferentes tipos de comunicaciones tanto internas como externas el manejo de la organización de su trabajo y de su jefe lo hará mas eficiente con el uso de la agenda
La oficina como función.
Se da en todos los niveles de actividad dentro de la empresa, ya sea en personal,
Contaduría, ventas, compras, en todos ellos se maneja información, la cual, luego de ser
Registrada, se archiva y también se comunica.
Funciones
Preparación de registros e informes.
Archivo de los registros y demás documentación.
Procesamiento de la información para su utilización y comunicación.
La oficina no debe ser considerada como un lugar, sino como una función que abarca todos
Los niveles de una empresa. Luego de registrar y procesar la información esta será utilizada a
Nivel jerárquico para poder planificar, organizar, controlar las actividades y como fuente de
Información para la toma de decisiones.
Larden
La oficina es una función y para este caso específico es la de ofrecer servicios de
Organización de personas, de gestiones y de cosas. En las oficinas se desarrollan
Actividades que se refieren a recibir información, procesarla y utilizarla. También para decidir
Y organizar la acción siguiente.
Funciones
Estas se traducen en una secuencia de decisiones que se toman a partir de la información
Disponible y de la cual resulta una nueva información que permite ordenar el proceso de
Decisiones. Específicamente las funciones en la oficina es la de recoger información, recursos financieros, humanos y materiales
Procesarla, registrarla y utilizarla. Los medios para realizar estas operaciones dependerán del
Grado de automatización alcanzado. Se plantea el problema de el almacenamiento y
Sobredimensión de información. Para solucionar este problema se deberá administrar los
